Abonează-te la Newsletter

Innovating Society ajută antreprenorii prin găsirea de soluții inovative la nivel de produs, strategie, oameni, marketing și transformare organizațională. Urmărește activitatea noastră pe canalele de social media:

Facebook / Instagram / Medium 

Lean, Agile si Design Thinking – Cum se pot folosi in Project Management

Lean, Agile, Design Thinking? Ai auzit de ele? Le foloseşti? 

În ziua de astăzi, aceste concepte au apărut în vocabularul multor organizaţii. Mulţi dintre cei care le-au adoptat insă, le folosesc pentru a adăuga un aer elitist proceselor care se desfăşoară în organizaţiile lor, fără să cunoască cu adevărat ceea ce presupun aceste principii şi metodologii.

În acest articol vom vorbi despre principiile Lean și Agile – ce sunt şi cum se folosesc – apoi vom da exemple de metodologii Agile – precum Scrum și Kanban – iar în final vom arată cum putem folosi metodologia Design Thinking (despre care am scris aici) în combinație cu aceste două principii pentru a duce la bun sfârșit proiecte complexe.

Pentru început, un scurt istoric:

 1. Metodologia LEAN

Cele 7 principii ale metodologiei Agile Lean Software Development.
Sursa: hangoutagile.com

Metodologia Lean a apărut pentru prima dată în industria de manufactură, mai precis, în fabricile Toyota, de unde şi denumirea de TPS (Toyota Production System). Mai târziu, aceste principii au fost aplicate şi în alte industrii. 

De exemplu, una dinte cele mai cunoscute practici care se bazează pe aceste principii, este Lean Startup, metodologie făcută cunoscută de către Eric Ries, în cartea “The Lean Startup.” Metodologia Lean Startup este folosită de către cele mai mari startup-uri din lume, garantând succesul şi minimizând riscurile prin atingerea de Product-Market Fit.

Dacă vrei să afli mai multe despre metodologia Lean Start-up, am scris în acest articol o explicație amănunțită, alături de câteva studii de caz.

 

Cum a folosit Toyota metodologia Lean pentru a ajunge unde este astăzi?

Explanation of the Toyota Production System.
Sursa: hangoutagile.com

Pentru a elimina risipa, Toyota a făcut câteva modificări în procesele sale.

În primul şi în primul rând, angajaţilor li se insuflă încă de la început acest stil de lucru şi cunoştinţa necesară prin multe traininguri. De asemenea, Toyota încearcă să elimine pe cât de mult posibil acele joburi care sunt considerate ca fiind dificile, printr-o categorizare specifică – verde, galben şi roşu, iar scopul final este să ajungă toate la culoarea verde, care este munca cea mai puțin dificilă.

Nişte exemple concrete de eliminare a risipei în fabricile Toyota ar fi, de exemplu, mutarea anumitor instrumente de asamblare într-o locaţie potrivită sau, în cazul încărcării unor materiale, utilizarea roboţilor în loc de angajaţi, aceştia nefiind obligaţi să se ocupe de astfel de joburi dificile.

 

Aplicația metodologiei Lean în dezvoltarea de Software

În cartea “Implementing Lean Software Development: From Concept to Cash” sunt prezentate şapte principii ale acestei metodologii, principii care sunt, de fapt, variaţii ale celor care stau la baza Metodologiei Lean. Acestea sunt:

  1. Eimină Risipa: Orice activitate care nu produce valoare este considerată risipă. Prin aplicarea Metodologiei Lean, este eliminată această risipă.
  2. Construieşte Calitativ  – Acest lucru se face prin iteraţie. În loc să construieşti un produs pentru ca abia la final să realizezi ce modificări sau îmbunătăţiri sunt necesare, realizează cicluri mai mici de muncă pe care apoi să le validezi şi în urma validării să îmbunătăţeşti şi să mergi mai departe. Atenţie! Validarea se face cu utilizatori reali, aceştia stând la baza a tot ce presupune Metodologia Lean.
  3. Adună cunoştinţe – Învăţatul este un alt lucru fără de care Metodologia Lean nu ar avea succes. Cea mai valoroasă informaţie reiese din validarea şi testarea în faţa utilizatorilor reali. Echipa trebuie să fie mereu deschisă şi receptivă faţă de aceste insighturi. De asemenea, echipa trebuie să fie şi reflectivă, pentru a putea analiza procesul dintr-o perspectivă cât mai obiectivă. Trebuie să observe ce s-a făcut, ce a funcţionat, ce nu a funcţionat şi ce trebuie făcut în continuare.
  4. Amână Angajamentul – La baza metodologiei Lean stă incertitudinea. Deşi pare contraintuitiv, amânarea angajamentului presupune o abordare flexibilă a procesului, lăsând loc de modificări sau îmbunătăţiri. Angajamentul trebuie să apară abia în ultimul moment, în care produsul este deja validat şi îmbunătăţit până la forma sa finală.
  5. Livrează Rapid – Munca trebuie să fie pe măsură capacităţii echipei care lucrează la produs. Acest lucru se realizează prin cicluri mai scurte de muncă şi prin iteraţie.
  6. Respectă Oamenii – Cei  care lucrează la proiect trebuie să fie implicaţi şi concentraţi pe ceea ce fac. Acest lucru este de datoria managerului de proiect.
  7. Optimizează Întregul – Trebuie să fii capabil să priveşti procesul în ansamblu. Trebuie să fii conştient de tot ce stă în spatele acestui proces şi să conduci oamenii în direcţia potrivită. Rezultatul final trebuie să fie valoarea pe care o livrezi.

Cum pot începe să implementez principiile Lean ?

✓ Instaurează un sistem pull – Pentru a evita munca în desfăşurare, echipa nu trebuie să se apuce de o sarcină până când cea dinainte nu este terminată. Astfel, vei reduce, pe lângă timpul pierdut, care este considerat risipă, şi numărul de sarcini al echipei. Astfel, atenţia şi concentrarea vor fi mai ridicate.

✓ Încearcă să reduci timpul de pregătire – Imaginează-ţi cum, un programator, trebuie să îşi elibereze mintea după fiecare task, să se logheze in diferite softuri pentru ca abia apoi să se apuce de muncă. Încearcă să elimini pe cât de mult cu putinţă aceşti timpi morţi.

2. Metodologia AGILE

Procesul metodologiei Agile explicat.
Sursa: www.screenmedia.co.uk

Metodologia Agile a apărut în urma unor frustrări faţă de cum decurgeau, în anii 90,  procesele de livrarea a produselor software. În anul 2000, un număr de specialişti s-au întălnit pentru a propune un manifest.

Acest manifest stă la baza a ceea ce cunoaştem astăzi drept metodologia Agile şi are la bază 12 principii şi 4 valori fundamentale.

 

Valorile fundamentale Agile sunt:

  1. Indivizii şi interacţiunea sunt mai presus decât procesele şi instrumentele.
  2. Software-ul funcţionabil  este mai presus decât documentare cuprinzătoare.
  3. Colaborarea cu clienţii este mai presus decât negocierea contractelor.
  4. Reacţia la schimbare este mai presus decât urmărirea unui plan fix.

 

Iar principiile Agile sunt:

  1.  Prioritatea este satisfacţia clientului prin livrarea rapidă şi continuă de software valoros.
  2. Schimbarea cerinţelor este binevenită chiar şi într-o fază avansată a dezvoltării. Procesele metodologiei agile valorifică schimbarea în avantajul competitiv al clientului.
  3. Livrarea de software funcţional se face frecvent, de preferinţă la intervale de timp cât mai mici, de la câteva săptămâni la câteva luni.
  4. Oamenii de afaceri şi dezvoltatorii trebuie să colaboreze zilnic pe parcursul proiectului.
  5. Construieşte proiecte în jurul oamenilor motivaţi.
  6. Oferă-le mediul propice şi suportul necesar şi ai încredere că obiectivele vor fi atinse.
  7. Cea mai eficientă metodă de a transmite informaţii înspre şi în interiorul echipei de dezvoltare este comunicarea faţă în faţă.
  8. Software funcţional este principala măsură a progresului.
  9. Procesele metodologiei agile promovează dezvoltarea durabilă.
  10. Sponsorii, dezvoltatorii şi utilizatorii trebuie să poată menţine un ritm constant pe termen nedefinit.
  11. Atenţia continuă pentru excelenţă tehnică şi design bun îmbunătăţeşte agilitatea.
  12. Simplitatea–arta de a maximiza cantitatea de muncă nerealizată–este esenţială.
  13. Cele mai bune arhitecturi, cerinţe şi design emerg din echipe care se auto-organizează.
  14. La intervale regulate, echipa reflectă la cum să devină mai eficientă, apoi îşi adaptează şi ajustează comportamentul în consecinţă.

 

Exemple de metodologii Agile

1. Metodologia Kanban

Exemplu al metodologiei Kanban pus in practica.
Sursa: www. atlassian.com

Kanban este un instrument vizual de Project Management folosit pentru a îmbunătăţi fluxul de muncă, pentru a garanta un sistem de producţie “Just in Time” precum cel folosit de Toyota.

Acesta are la bază un panou de lucru, real sau virtual, care are patru etape :

1. De făcut

2. În desfăşurare

3. De revizuit

4. Terminat

Această structură poate fi modificată în funcţie de nivelul de muncă şi de dimensiunea echipei. Fiecare etapă conţine nişte carduri care reprezintă sarcinile membrilor echipei. El este folosit pentru o comunicare transparentă între membrii echipei.

 

2. Metodologia Scrum

Procesul metodologiei SCRUM Agile explicat.
Sursa: www.knowledgehut.com

Scrum a fost inventat de Hirotaka Takeuchi și Ikujiro Nonaka în 1986 cu speranța că vor crea o nouă abordare a Project Management-ului, privind-ul ca o unitate și nu ca o sarcină individuală. Scrum a fost apoi preluat de alți Project Manageri la începutul anilor 1990, printre care Ken Schwaber și Jeff Sutherland, fiind primii care au scris despre metodologie și care au contribuit la standardizarea practicilor.

Scrum este un mod de lucru bazat pe principiile metodolgiei Agile, folosite pentru a ajuta echipa să incorporeze acele principii, într-un mod structurat, în procesele de muncă şi de comunicare. Scrum este structurat în aşa fel încât să permită echipelor să se adapteze la schimbări şi la cerinţele utilizatorului, prin reprioritizare şi cicluri scurte de lansare, pentru îmbunătăţire şi învăţare continuă.

 

Metoda se foloseşte de trei instrumente:

1. Product Backlog – Acesta este oarecum o listă “To Do”, organizată de către Product Manager.  Conţine o serie de trăsături şi cerinţe care vor fi incorporate în Sprint Backlog, cel de-al doilea instrument.  Product Backlog-ul trebuie să fie menţinut, reviziuit şi reprioritizat constant de către Product Manager.

2. Sprint Backlog – O listă de elemente selectate pentru implementare în ciclul actual de lucru, cum ar fi modifcări de bug-uri sau user stories (nevoile utilizatorilor). Aceste lucruri se stabilesc înainte de fiecare sprint.

3. Increment (Scopul Sprintului) – Rezultatul final al sprintului care trebuie să fie un produs utilizabil.  Acesta poate fi diferit de la caz la caz însă, cel mai important, este să fie foarte clar definit de la început, pentru a avea o înţelegere clară a ceea ce înseamnă acel scop.

 

Etapele metodei Scrum:
  1. Organizarea backlog-ului 
  2. Planificarea Sprintului
  3. Sprintul
  4. Stand Up zilnic
  5. Recenzie a Sprintului
  6. Retrospectiva Sprintului
 
Echipa Scrum:

In procesul Scrum este implicată o echipă destul de vastă, de la Executivi, la Stakeholders, Client, Dezvoltatori și Scrum Master, persoana specializată în această metodologie, care garantează funcționarea ei corectă.

Exemplu echipa SCRUM.
Sursa: www.danielcoding.net

 

Relaţia dintre metodologiile LEAN şi AGILE 

Corelatia dintre metodologiile Agile si Lean in Systems Thinking.
Sursa: https://chrischan.com.au/

Adevărul e că deşi Lean şi Agile sunt prezentate în literatură ca fiind metodologii, ele sunt, de fapt, nişte seturi de principii. Seturi de principii care stau la baza anumitor metode de lucru, cum ar fi Scrum sau Kanban, menţionate anterior.

Ele au apărut  ca reacţie la ineficienţa metodelor tradiţionale, cum ar fi “Waterfall Method” (împărţirea activităţilor unui proiect în faze secvenţiale, unde fiecare fază depinde de cea precedentă)  şi a ierarhiilor rigide. 

Ele prezintă nişte avantaje, printre care faptul că sunt mai puţin costisitoare şi scad considerabil riscul asociat cu lansarea de noi produse şi servicii.

 

Care este totuşi relaţia dintre ele?

Cum ziceam mai sus, mulţi confundă aceste metodologii sau, mai rău, vorbesc despre ele ca şi cum ar fi acelaşi lucru. Da, au multe lucruri în comun, dar nu sunt acelaşi lucru. Pe lângă faptul că are la bază multe dintre principiile Lean, mai există şi următoarele asemănări:

  1. Dezvoltarea Iterativă care sta la baza metodologiei Lean este echivalentul principiilor Lean care se referă la Livrare Rapidă şi Amânarea Responsabilităţii. 
  2. Ambele se bazează pe cicluri scurte de producţie, care apoi sunt testate cu utilizatori reali (acesta este lucrul principal care stă la baza ambleor metodologii). În cazul metodologiei Agile, acest lucru se face pentru interacţiunea utilizatorului cu produsul şi în cazul metodologiei Lean, pentru a elimina risipa.
  3. Metodologia Agile este pentru a disciplina procesul de Management al proiectului, iar metodologia Lean pentru a construi calitate şi a livra valoare, lucru rezultat în urma eliminării risipei.

Aceste asemănări şi diferenţe pot fi foarte bine observate în tabelul de mai jos:

Tabel care explica diferentele dintre metodologiile Lean si Agile.
Sursa: https://goleansixsigma.com

Având în vedere influenţa principiilor Lean asupra metodologiei Agile, există şi ceea ce se cheamă Lean-Agile Development, unde managerii devin lideri care reprezintă valorile şi principiile care stau la baza metodologiei Lean iar aceştia stăpânesc aceste practici şi sunt proactivi în procesul de conducere, scopul final fiind livrarea de valoare şi îmbunătăţirea continuă.

Un alt lucru care stă la baza acestora este faptul că au transformat incertitudinea dintr-o ameninţare într-o parte propriu-zisă a procesului, învăţând să lucreze în jurul ei prin cicluri iterative şi amânarea responsabilităţii până aproape de final.

Pentru o implementare corectă, echipa, cu liderul în frunte, trebuie să urmărească dumnezeieşte principiile, fiind totuşi flexibilă atunci când vine vorba de practici.

 

3. Design Thinking, împreună cu Lean si Agile

Printre Agile si Lean poate fi incorporat şi Design Thinking, ce prezintă de asemenea un set de principii valoroase, care are la bază Empatizarea, Ideaţia şi Testarea.

Poti citi pe larg despre Design Thinking in acest artiol: Tot ce trebuie sa stii despre Design Thinking.

Combinatia dintre metodologiile Lean, Agile si Design Thinking.
Sursa: https://blog.prototypr.io/you-dont-need-to-choose-a-methodology-to-innovate-8917a8c0826c

Combinaţia dintre cele trei, poate fi sumarizată, după cum spune Phil Morle în acest articol în felul următor: 

• Design Thinking – Artistul, ţine de latura creativă.

• Lean – Savantul, partea de experimentare.

• Agile – Constructorul, partea de producţie propriu-zisă.

O altă comparaţie pe care am întâlnit-o în același articol le prezintă în felul următor:

• Design Thinking – Sufletul – Viziune şi Empatie.

• Lean – Creierul – Luarea deciziilor şi Managmentul riscului.

•Agile – Motorul – Calitate, Eficacitate şi Optimizare.

Combinatia dintre metodologia Lean, Agile si Design Thinking.
Sursa: https://blog.prototypr.io/you-dont-need-to-choose-a-methodology-to-innovate-8917a8c0826c

Curios sa afli mai multe despre Design Thinking si Lean Start-up? Citeste articolele noastre: Tot ce trebuie sa stii despre Design Thinking si Invata cum sa deschizi o afacere de succes cu metoda Lean Start-up.

Ce este important să reținem?

În final, ce trebuie înţeles este că scopul metodologiei Agile este să facă procesul flexibil, lucru care se realizează prin iteraţie, iar scopul metodologiei Lean este să facă procesul sustenabil, prin îmbunătăţire continuă. Ambele au la bază feedbackul şi interacţiunea cu clientul!

De asemenea, trebuie să te bazezi pe flexibilitate pentru că, după cum spune Dave Malouf, în acest articol: Nici un plan nu va supravieţui după primul contact cu clientul.

Cum decurg lucrurile în organizația ta la momentul actual? Dacă vrei să îmbunătățești procesele, să elimini risipa și să livrezi valoare utilizatorilor prin produse și servicii care sunt realizate pe baza nevoilor lor, îți recomandăm să-ți însușești aceste principii și să testezi metodologiile. 

Nu ești obligat, însă, în ziua de astăzi, este greu să ții pasul cu competiția și cu nevoile oamenilor.

Încă un lucru, dacă ai de gând să folosești aceste principii, te sfătuim să le studiezi atent, să vezi ce presupun cu adevărat și să îți dai seama ce funcționează cel mai bine în organizația ta. Ele sunt flexibile și pot fi mulate foarte ușor pe modul tău de lucru. Și, foarte important, nu le folosi doar pentru că sunt moderne, folosește-le cu cap și rezultatele vor fi pe măsură!

 Abonează-te la Newsletter

Innovating Society ajută antreprenorii prin găsirea de soluții inovative la nivel de produs, strategie, oameni, marketing și transformare organizațională. Urmărește activitatea noastră pe canalele de social media:

Facebook / Instagram / Medium 

Din aceasi categorie