Design Thinking Training

Managementul crizei - Organizatia ta e pregatita?

Situațiile de criză sunt evenimente definitorii pentru orice organizație. Managementul crizei arată felul în care o organizație abordează situațiile delicate și, mai ales, felul în care acestea se pregătesc pe termen lung. De multe ori, o organizație poate ieși dintr-o astfel de situație mai puternică și mai înțeleaptă, mai ales dacă arată că a învățat ceva din ceea ce s-a întâmplat. Indiferent de asta, totuși, planificarea în avans este cheia pentru supraviețuire.

Vom prezenta, în continuare, măsurile cheie pentru astfel de situații.

 

Ce trebuie să faci înainte de o criză?

De cele mai multe ori, astfel de situații nu pot fi prevenite și, de aceea, un plan de criză trebuie să existe mereu și să fie actualizat. De asemenea, trebuie calculat impactul crizei asupra tuturor elementelor – angajați, clienți, furnizori, piața și restul stakeholderilor. De asemenea, trebuie luat în considerare și impactul asupra elementor care nu sunt atât de palpabile – valoarea companiei, imaginea și brandul.

contingency plan

În această situație, un Plan de Urgență (Contingency Plan) este ceea ce ar putea ajuta la evitarea unui dezastru. Un astfel de plan trebuie să rămână deschis și actualizat constant. Pentru construirea unui plan de urgență, trebuie să:

  1. Identifici și prioritizezi resursele din companie
  2. Identifici riscurile principale, mai ales cele care ar afecta direct resursele
  3. Construiești câte un plan pentru fiecare risc/resursă în parte
  4. Distribue planurile – asigură-te ca toată lumea are acces la ele
  5. Actualizezi fiecare plan

Poți găsi template-uri pentru astfel de planuri aici.

 

Ce trebuie să faci în timpul unei crize?

Dacă fiecare organizație ar avea pus la punct un plan de urgență, acțiunile care trebuie luate în timpul crizei ar fi de la sine înțelese. Pe lângă elementele ce țin strict de business, pe care le acoperă un plan de urgență, managementul crizei se ocupă și de elemente ce țin de bunăstarea angajaților și de buna funcționare a lucrurilor, în general. 

La fel ca în multe situații, comunicarea este cheia, iar legat de asta, există câteva aspecte foarte importante:

1.  Alege una sau mai multe persoane responsabile cu comunicarea – poate fi vorba de CEO, responsabilul de HR, responsabilul de marketing și o persoană care este mereu în contact cu stakeholderii. CEO-ul se va ocupa de comunicarea generală în timp ce, responsabilul de HR poate păstra o comunicare mai strânsă cu angajații, managerul de marketing se ocupă de comunicarea cu clienții iar cealaltă persoană se ocupă de păstrarea relației cu stakeholderii. În funcție de tipul și dimensiunea organizației pot exista mai multe astfel de persoane. Aceste persoane pot fi parte și din echipa responsabilă cu criza, fiind cei care contribuie la luarea deciziilor importante.

2.  Ai grijă ce comunici – În primul rând, trebuie să te asiguri că informația comunicată este actualizată constant, în funcție de ritmul în care evoluează lucrurile. Un proverb chinezesc zice că „Marii generali dau comenzi diminieața și le schimbă seara.” De asemenea, ai grijă să consulți mai multe surse, mai mulți experți și să încerci să te concentrezi pe imaginea în ansamblu și să nu cazi pradă panicii de moment. De asemenea, să nu crezi că faptul că informația este atât de abundentă garantează și faptul că toată lumea este informată. Centralizează informația constant și ofer-o ca pe o sursă sigură și cuprinzătoare.

Ghid de inovare

Descoperă 20 instrumente de inovare pe care le poți folosi atunci când vrei să găsești noi soluții la probleme complexe.

Descarcă PDF
Mock up of Innovating Society's eBook "20 de Instrumente pentru Inovatie."
Descarcă PDF

Legat de comunicare, încearcă, de asemenea să eviți micro-managementul și birocrația pentru a te asigura că procesul de comunicare este eficient și nu se pierde informația esențială. 

Pe lângă comunicare, managementul crizei trebuie să ia în cosiderare și procesele. În primul rând, construiește o echipă responsabilă cu criza, care să ia deciziile importante. Este esențial ca acea echipă să fie multi-disciplinară și să se întindă pe o arie cât mai largă de activități ale organizației.

people in a war room in case of a crisis

În cazuri extreme, este recomandată și constuirea unei așa-numite camere de război ( war room).  O cameră de război este un spațiu organizat, în care se discută toate scenariile necesare, se pun în practică sub formă de teste sau prototipuri pentru a se înțelege posibilele efecte ale acestora. O astfel de cameră are nevoie de toate resursele necesare, stabilite în prealabil pentru a se lua decizii într-un mod rapid și eficient. Poți afla mai multe despre camera de război aici.

O caracteristică esențală în momente de criză este reziliența. Reziliența este mult mai importantă decât eficiență deoarece oferă un mindset adaptabil în momente în care planificarea pe termenul lung nu este posbilă. Poți afla mai multe despre reziliență în organizații aici.

 

Ce trebuie să faci după o criză?

Acum că totul a trecut, nu trebuie să te prefaci că nu s-a întâmplat nimic. Cum ziceam la început, o organizație poate ieși mai puternică din urma unei crize însă, acest lucru nu se întâmplă oricum.

Planul de criză trebuie menținut și actualizat constant. Acest lucru nu se poate întâmpla decât dacă fiecare criză este privită ca o lecție. Procesul trebuie documentat pentru a analiza ce a funcționat și ce nu. Acest lucru poate aduce o contribuție la imaginea firmei, arătând că aceasta a învățat din experiență, și oferind un exemplu și altora.

sisyphus simbolyzing crisis management

Pe lângă situația internă, în urma unei crize trebuie luată în considerare și situația externă. Cum se va schimba piața în urma crizei sau, de ce nu, cum se va schimba lumea? Acest lucru este extrem de important deoarece poate scoate la iveală anumite oportunități.

Așadar, ce trebuie să reținem în timpul unei crize?

 

  1. Un plan de criză trebuie să existe mereu. Nu știi niciodată ce se poate întâmpla.
  2. În timpul crizei, comunicarea este cheia – ai grijă cum o faci și cine o face.
  3. În cazuri extreme, fii sigur că ai o echipă construită, pe care te poți baza și căreia îi poți oferi libertatea de a lua decizii pentru a evita birocrația și micro-managementul.
  4. Procesul de management al unei crize nu se oprește odată cu criza – trebuie să tragi concluzii, să înveți constant și să fii pregătit indiferent de situație.

Din aceasi categorie